Die neuen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen haben viele Fragen aufgeworfen – und vor allem viel Arbeit verursacht: bei den Mitarbeitenden und ganz besonders in der Personalabteilung. Doch wie verhält es sich eigentlich bei Führungskräften? Sie sind in der Regel häufiger unterwegs, haben flexible Arbeitszeiten und arbeiten auch mal jenseits der gesetzlichen Höchstarbeitszeit. Worauf ist zu achten – und was ist erlaubt? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogbeitrag.
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Disclaimer: Auch wenn wir diesen Blog mit größter Sorgfalt pflegen, können wir keine rechtliche Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Die Informationen dienen lediglich als unverbindliche Orientierung. Bei Fragen oder Hinweisen wenden Sie sich bitte an support@teamanda.de. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Inhalt
Warum ist die korrekte Zeiterfassung wichtig – und was sind die Vorschriften?
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer korrekt und vollständig erfasst werden muss. Und auch wenn das logisch klingt – jede neue Regel bedeutet natürlich auch mehr Bürokratie. Aber: Es lohnt sich! Denn wer keine ordnungsgemäße Zeiterfassung bietet, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 €.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Entscheidung am 13. September 2022 für Deutschland bestätigt. Das heißt:
➡️ Die Pflicht gilt bereits – auch ohne spezielles Gesetz.
Die genaue gesetzliche Ausgestaltung ist noch in Arbeit, aber die Rechtsprechung ist bindend. Daher beziehen wir uns in diesem Beitrag bereits auf die zu erwartenden gesetzlichen Anforderungen.
Also, was ist nun “the way to go”?
Fest steht, Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Dabei muss erfasst werden:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeiten mit Start und Ende
- Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit
Was es mit der Pausenzeiterfassung auf sich hat, haben wir Ihnen in diesem Beitrag genauer erklärt.
Und: Die Erfassung muss digital und tagesaktuell erfolgen – alles andere entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand der Rechtsprechung.
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Wie müssen Führungskräfte Ihre Arbeitszeit erfassen?
Die schnelle Antwort: Nicht unbedingt.
Das klingt erstmal erleichternd – aber: Nicht jede „Führungskraft“ im Alltag ist auch im rechtlichen Sinne von der Pflicht befreit.
🔎 Was zählt als „echte“ Führungskraft?
Die Antwort liefert § 5 Abs. 3 BetrVG: Nur wer in diesem Sinne als „leitender Angestellter“ gilt, ist von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen.
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✅ Checkliste: Gilt die Person als leitender Angestellter?
Wenn Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten können (oder überwiegend), liegt eine echte Führungsfunktion vor:
- Einstellung und Entlassung:
Die Person darf eigenständig Mitarbeitende einstellen oder kündigen – ohne Rücksprache mit der Geschäftsführung. - Prokura mit Handlungsspielraum:
Die Person verfügt über eine umfassende Prokura oder Handlungsvollmacht und tritt rechtlich für das Unternehmen auf. - Verantwortung auf Leitungsebene:
Sie handelt eigenverantwortlich, vertritt die Unternehmensleitung direkt und beeinflusst strategische Entscheidungen. - Nicht nur „Teamleitung“ oder „Abteilungsleitung“:
Wer „nur“ disziplinarisch führt oder operative Verantwortung trägt, gilt nicht automatisch als leitender Angestellter.
💡 Ein Jobtitel wie „Head of Marketing“ oder „Team Lead IT“ reicht nicht aus, wenn die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt sind!
Nur wenn eine tatsächliche Führungsrolle im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG vorliegt, entfällt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Alle anderen müssen ihre Arbeitszeiten – wie alle anderen auch – erfassen.
📊 Was bedeutet das in der Praxis?
In den meisten Fällen kann die folgende Übersicht helfen. Aber ganz wichtig: Diese ist natürlich nicht allgemeingültig – der Sachverhalt muss individuell geprüft werden!
Fallbeispiel | Zeiterfassungspflicht? |
Teamleiterin mit Budgetverantwortung | ✅ In der Regel Ja |
Vertriebsleiter mit direkter GF-Berichtslinie und Prokura | ❌ In der Regel Nein |
Projektmanager mit Führungsverantwortung | ✅ In der Regel Ja |
Geschäftsführer (mit Eintragung) | ❌ In der Regel Nein |
Bereichsleiter mit echter Personalhoheit | ❌ Möglich (Prüfen!) |
Was tun, wenn unklar ist, ob eine Person zu erfassen ist?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Führungskraft bei Ihnen seine Arbeitszeit erfassen muss, können Sie folgende Schritte befolgen:
Rolle und Befugnisse prüfen
– am besten gemeinsam mit der Personalabteilung und ggf. einem Arbeitsrechtler
Dokumentieren, warum eine bestimmte Person ausgenommen oder einbezogen wird
Im Zweifel: Arbeitszeit erfassen – es schadet nicht, und im Zweifel ist man auf der sicheren Seite
Empfehlung zur Umsetzung – Mit unserer kostenlosen Software
Wenn Sie Ihrer Personalabteilung (und sich selbst) jede Menge Kopfschmerzen ersparen wollen, empfehlen wir: Nutzen Sie eine Lösung, die Pausen, Arbeitszeit und Abwesenheiten sauber dokumentiert – am besten alles in einem System. Zum Beispiel so:
✔️ Erfassung per Web, App oder Zeiterfassungschip am Terminal
✔️ Protokollierte, aber unkomplizierte Korrekturanfragen
✔️ Exportmöglichkeiten für Ihre Lohnbuchhaltung
✔️ Idealerweise mit Urlaubs- und Feiertagsintegration
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