Seitdem der Europäische Gerichtshof am 14. Mai 2019 und das Bundesarbeitsgericht bestätigend am 13. September 2022 entschieden haben, dass Arbeitszeiten künftig ein ganzes Stück genauer dokumentiert werden müssen, ist ordentlich Bewegung in die Sache gekommen. Und wie das eben so ist, wenn plötzlich etwas ganz genau gemacht werden muss – da tauchen viele Fragen auf. Vor allem: Was genau muss eigentlich wie erfasst werden?
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Sie wissen gar nicht, was sich alles geändert hat? In unserem vorherigen Beitrag finden Sie alles Wichtige:
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Inhalt
Was sind die gesetzlichen Mindestpausen – und warum ist das wichtig?
Natürlich gibt es gesetzliche Pflichten für Pausen – und ja, sie sind verpflichtend (nicht nur nett gemeint 😉):
Bei einer Arbeitsdauer von 6 Stunden am Tag sind mindestens 30 Minuten Pausenzeit vorgeschrieben, ab 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten. Diese Pausen dürfen in Blöcke von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden (z. B. 2 x 15 Minuten) (Quelle ArbZG).
Wichtig ist: Ohne exakte Erfassung von Beginn und Ende der Pause kann im Zweifel nicht belegt werden, ob:
- die Mindestpausen eingehalten wurden,
- Maximalarbeitszeiten ohne Unterbrechung überschritten wurden,
- oder die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten wurden.
Und genau das will (und darf) die Aufsichtsbehörde überprüfen – also besser vorbereitet sein!
Was sind die Vorgaben für die Pausenzeiterfassung?
Die Krux: Es gibt noch kein endgültiges Gesetz, aber:
- Die Rechtsprechung des BAG ist bereits voll gültig und Vorschrift.
- Der Referentenentwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz ist bereits ziemlich konkret und daraus leiten wir die sinnvollsten Maßnahmen ab.
Und dieser sieht vor:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden – und das gilt ausdrücklich auch für Pausen (Quelle ArbZG).
Also ja: Die Pause zählt. Nicht nur für die Erholung, sondern auch für die Dokumentation.
Wie sieht das konkret aus?
Pausen müssen separat und vollständig erfasst werden. Also nicht so:
„Von 08:00 bis 17:00 Uhr, abzüglich 30 Minuten Pause.“
Sondern so:
- Arbeitsbeginn: 08:00 Uhr
- Pause: 12:30 – 13:00 Uhr
- Arbeitsende: 17:00 Uhr
Nur dann ist es rechtlich belastbar. Und ja – der Klassiker „wir ziehen einfach pauschal was ab“ fällt damit flach.
Wann und wie müssen Pausen erfasst werden?
Pausenzeiten müssen künftig am selben Tag erfasst werden, an dem auch die Arbeitsleistung stattfindet – und zwar tagesaktuell und elektronisch. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Nachträgliche Korrekturen oder mögliche Manipulationen sollen so vermieden werden. Eine handschriftliche Notiz auf einem Zettel, der erst Tage später eingescannt wird, reicht also nicht mehr aus. Stattdessen muss die Erfassung digital, systematisch und manipulationssicher erfolgen.
Dabei ist es wichtig, dass die Startzeit, Endzeit und die genaue Dauer der Pause vollständig dokumentiert werden. Nur auf diese Weise lässt sich der Arbeitsverlauf lückenlos nachvollziehen – und das ist nicht nur im Sinne der Behörden, sondern schützt auch Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Zweifelsfall. Und das sowohl vor rechtlichen Strafen bis zu 30.000€ als auch für die eigene Gesundheit und Zufriedenheit der Belegschaft.
Die Verantwortung dafür liegt klar beim Arbeitgeber. Es ist seine Pflicht, geeignete Systeme zur Verfügung zu stellen, mit denen die gesetzeskonforme Zeiterfassung zuverlässig möglich ist – und ja, auch die Pausen gehören da mit dazu.
Was ist nicht bei der Pausenzeiterfassung zulässig?
Wie so oft gilt: Es gibt Dinge, die verlockend einfach wären – aber leider nicht zulässig sind:
- ❌ Pauschalangaben wie „30 Min. Pause bei allen“
- ❌ Automatischer Abzug der Pause ohne echte Zeiterfassung
- ❌ Nachträgliches Eintragen von Pausenzeiten (egal wie ehrlich gemeint)
Empfehlung zur Umsetzung – Mit unserer kostenlosen Software
Wenn Sie Ihrer Personalabteilung (und sich selbst) jede Menge Kopfschmerzen ersparen wollen, empfehlen wir: Nutzen Sie eine Lösung, die Pausen, Arbeitszeit und Abwesenheiten sauber dokumentiert – am besten alles in einem System. Zum Beispiel so:
✔️ Erfassung per Web, App oder Zeiterfassungschip am Terminal
✔️ Protokollierte, aber unkomplizierte Korrekturanfragen
✔️ Exportmöglichkeiten für Ihre Lohnbuchhaltung
✔️ Idealerweise mit Urlaubs- und Feiertagsintegration
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