Es ist ein Thema, das derzeit in vielen Betrieben und Verwaltungen auf dem Tisch liegt – und gerne genauso oft wieder in die Schublade geschoben wird: die Zeiterfassung. Die Art und Weise, wie bisher Arbeitszeit erfasst wurde, ist in den meisten Fällen nämlich nicht mehr rechtens … oder wird es zumindest bald nicht mehr sein. ⏳
In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich ändert, worauf Sie achten müssen und vor allem: wie Sie sich ganz einfach für die Zukunft wappnen können. Denn das ist gar nicht so kompliziert, wie es im ersten Moment klingt – und kann Sie bis zu 30.000 € sparen. Wir stellen Ihnen sogar eine kostenlose Software vor, die alles Wichtige abdeckt! 🎉
Diesen Beitrag haben wir unter Zuhilfenahme von Informationen der Partner-Anwaltskanzlei “wolfram & schneider” erstellt.
Disclaimer:
Auch wenn wir diesen Blog mit größter Sorgfalt pflegen, können wir keine rechtliche Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Die Informationen dienen lediglich als unverbindliche Orientierung. Bei Fragen oder Hinweisen wenden Sie sich bitte an support@teamanda.de. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Inhalt
Was gilt aktuell für die Zeiterfassung in Unternehmen?
Entgegen einiger Behauptungen ist die gesetzliche Regelung derzeit noch recht locker. Die häufig zitierten Änderungen sind nämlich noch nicht in Gesetzesform gegossen, aber durch die Rechtsprechung bereits gültig. Also: Pflicht besteht trotzdem!
Die noch „lockeren“ Vorgaben finden sich in §16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) (Quelle ArbZG). Dort heißt es, dass Arbeitgeber nur verpflichtet sind, Arbeitszeiten über acht Stunden täglich sowie an Sonn- und Feiertagen zu erfassen. Diese Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt oder zur Einsicht übermittelt werden.
Zusammengefasst: Alles, was über den „üblichen“ Standard hinausgeht, muss dokumentiert werden.
Was beschloss der Europäische Gerichtshof zur Zeiterfassung?
Klingt doch machbar, oder? Dachte man sich auch. Doch dann kam am 14. Mai 2019 der Europäische Gerichtshof und machte dieser arbeitgeberfreundlichen Regelung einen ordentlichen Strich durch die Rechnung. Der EuGH entschied:
“[…] dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit einer jeden Arbeitnehmerin bzw. eines jeden Arbeitnehmers gemessen werden kann.” (Quelle BMAS)
Heißt also: Alles muss erfasst werden. Und zwar mit einem geeigneten System. Das wirkt auf den ersten Blick erschlagend – aber keine Sorge, wie das ganz einfach geht, zeigen wir Ihnen später. Oder Sie springen direkt zu unserer Software 👉 https://teamanda.de/
Was beschloss das Bundesarbeitsgericht zur Zeiterfassung?
Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist eigentlich nur die Bestätigung dessen, was der EuGH bereits angestoßen hat. Und dass das natürlich auch für Deutschland gilt – wer hätte es gedacht? 😉
Also sparen wir uns an dieser Stelle die Wiederholung und kommen direkt zum Entscheidenden: Was bedeutet das jetzt konkret für Unternehmen?
Übrigens: Das Urteil ist sofort bindend und wirkt unmittelbar – auch ohne formales Gesetzes-Update.
Wie sind die aktuellen (und künftigen) Regelungen für die Zeiterfassung?
Das BMAS arbeitet bereits an einem neuen Gesetz, das die Vorgaben sauber und klar umsetzt. Einige der unten genannten Punkte sind aktuell noch nicht final geregelt. Aber bevor wir alles zweimal anfassen, bereiten wir uns auf die wahrscheinlichste Zukunft vor:
Was muss bei der Arbeitszeiterfassung erfasst werden?
Es müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.
Wie muss die Arbeitszeit jetzt erfasst werden?
Die Zeiterfassung muss systematisch in elektronischer Form erfolgen (Quelle Deutscher Bundestag). Also in der Regel über eine geregelte Software, wie zum Beispiel eine Personalsoftware mit Zeiterfassung.
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Was ist nicht mehr bei der Zeiterfassung zulässig?
Es wird nicht mehr zulässig sein, dass die Zeiterfassung wie häufig händisch auf Arbeitsstundenzetteln erfolgt und erst anschließend digitalisiert wird.
Wann muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Am gleichen Tag, an dem auch die Arbeitsleistung erfolgt ist. Also am besten: Direkt über eine Software die Arbeitszeiterfassung regeln. Bei zahlreichen Anbietern geht dies direkt über eine App, über ein Terminal im Eingangsbereich und über das Web – besonders nutzerfreundlich für Ihre Mitarbeiter.
Gibt es Ausnahmen für die elektronische Zeiterfassung?
Ja, Ausnahmen gibt es für Unternehmen mit 10 oder weniger Arbeitnehmern und für Hausangestellte im Privathaushalt.
Was sind die Strafen für Verstöße bei der Zeiterfassung?
Bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassung sind Geldbußen in Höhe von bis zu 30.000 € vorgesehen (Quelle IHK).
Ab wann gelten die neuen Regelungen für die Zeiterfassung?
Das hängt vom Inkrafttreten des Gesetzes ab. Es soll wie folgt gestaffelt sein (Quelle Bundesrechtsanwaltskammer):
- ≥ 250 Mitarbeitende: 1 Jahr
- < 250 Mitarbeitende: 2 Jahre
- < 50 Mitarbeitende: 5 Jahre
🛑 Wichtig: Die Übergangsfristen gelten nur für die Form der Zeiterfassung – nicht für die Pflicht an sich! Diese gilt bereits jetzt.
Müssen auch die Pausenzeiten erfasst werden?
Ja, tatsächlich müssen auch der Beginn und das Ende der Pausen erfasst werden.
Sind Führungskräfte von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen?
Ja, aber nur solche, die nach § 5 Abs. 3 des BetrVG (Quelle BetrVG) auch wirklich übergeordnete Führungskräfte sind. Das sind leitende Angestellte, die
- zur selbstständigen Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitenden berechtigt sind,
- Prokura mit maßgeblicher Entscheidungsbefugnis haben,
- die Unternehmensleitung vertretungsberechtigt nach außen unterstützen und im Wesentlichen eigenverantwortlich handeln.
Das sind durchaus zahlreiche Vorgaben und Regelungen! Und keine Kleinigkeit, diese im Alltagsgeschäft konsequent umzusetzen. Doch es gibt Lösungen dafür, sogar kostenfreie!
Wie Sie die Vorgaben für die Zeiterfassung einhalten – mit unserer kostenlosen Software
Die Einhaltung aller Regelungen ist eigentlich nur mit einer geeigneten Personalsoftware mit Arbeitszeiterfassung möglich. Ansonsten wird es kaum möglich sein, die Zeiten rechtzeitig, zuverlässig und korrekt zu erfassen – und alle anderen Vorgaben einzuhalten.
Auch müssen bspw. Ihre Arbeitnehmer auf die aktuellen Daten zugreifen dürfen bzw. müssen diese bereitgestellt bekommen. Das kann schnell sehr aufwändig werden!
Hierbei gibt es zahlreiche Faktoren zu beachten, die von der Software ermöglicht werden sollten, um den Prozess auch für Ihre Personalabteilung so angenehm und kosteneffizient wie möglich zu gestalten:
- Erfassung der Start- und Endzeiten mit App, Website und Zeiterfassungchips
- Erfassung der genauen Pausenzeiten und Pausendauern
- Unkomplizierte, aber protokollierte Korrekturanfragen
- Geeignete Exports der Zeiteinträge für die weitere Bearbeitung
- Übersichtliche Auswertung der Überstunden und Minusstunden
- Eine Anbindung an die regional geltenden Feiertage
- Im besten Fall eine Verbindung zur Urlaubsplanung, dass eine sinnvolle Überstundenübersicht möglich ist
Wir haben für Sie ein kostenloses Tool bereitgestellt, mit dem Sie problemlos die aktuellen Regelungen für die Arbeitszeiterfassung einhalten können.
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Neben der Zeiterfassung können Sie auch Abwesenheiten und Urlaube planen, Mitarbeitende verwalten – und vieles mehr.
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Praxis-Tipp zur Umsetzung
Die aktuelle Rechtsprechung verlangt, dass Arbeitszeiten systematisch, vollständig und nachweisbar erfasst werden – am besten digital.
Wer weiterhin auf handschriftliche Listen oder nachträgliche Excel-Einträge setzt, riskiert nicht nur Fehler, sondern auch rechtliche Unsicherheiten.
Ein elektronisches System schafft hier Klarheit: Es dokumentiert Arbeitszeiten so, wie es das Gesetz vorsieht – verlässlich, tagesaktuell und revisionssicher.
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